亚马逊规定,简报不用动画,不准条列式

在亚马逊,有个基本规则是不用条列式,而以文章形式来写说明数据。在报告时,应该有很多企业会使用PowerPoint的条列形式制作简报数据,但在亚马逊可不能这样。

为什么?因为亚马逊有个思维是:「说明数据的内容必须在事后重读时,也一样能够理解。」

亚马逊规定,简报不用动画,不准条列式

使用Power Point投影片来简报的话,能够以条列式列出重要信息,清晰易懂,也可以插入各种动画,让简报更活泼,加深听众的印象。简报者若能完整补充、说明条列的内容,就可以让与会者感受到整体感。

但亚马逊认为,这样一来简报之后会有麻烦。例如每个出席者对于条列内容的解读不同、忘记简报者说过什么、为了简报者到底说过还是没说过而起争执等问题。

事实上,亚马逊在创业初期,也曾使用PowerPoint来简报,而提出「禁止令」的不是别人,正是杰夫・贝佐斯本人。

贝佐斯当时每个礼拜要聆听公司内部共几十次会议的简报,不可能一一记得内容,等到会后重新阅读数据时,却发现根本不知道这份简报数据到底想表达什么而发脾气。

因此,我记得大概是在二○○六年左右吧,便正式规定:「不用花时间制作那些PowerPoint的动画效果,所有的简报内容都以文章形式呈现,让与会者只要阅读数据就能理解。」

用一页或六页说明重点

虽说是文章形式,也不代表写得冗长就是好。

基本上要选择用一页或六页A4呈现报告内容,我们称之为一页报告(1 Pager)或六页报告(6 Pager)。

‧商务文件大都是一页报告

关于报告书等文件,大都统整在一页之内。

例如要写关于发生问题的对应报告时,以「问题的具体内容、追查出来的发生原因、实际采行的对策」等内容为主,简洁的统整在一页以内。其中也要求具体的描述事实、情况。在亚马逊,阅览的文件几乎都只有一页。

‧年度预算或项目说明则是六页报告

另一方面,如年度预算或大型项目,基本上就必须整理成六页。关于项目,必须简单扼要的说明「项目的概要、财源、设定为目标的指标」。但可附录图表,页数不算在这六页之内。

要求高度的作文能力

贝佐斯相当喜欢读书,具有高度读解力与作文能力,甚至曾经对亚马逊人的作文能力,笑着叹气(其实我认为他们的能力已经很强)说:「招聘时,要不要干脆加考作文好了。」因此在亚马逊,能否逻辑清晰、简洁有力的写出一篇文章,是非常重要的能力。

贝佐斯的话也不是开玩笑的,现在亚马逊在招聘新人时,真的会出作文考题。

如果在亚马逊晋升到管理阶层以上,就必须以英语书写文件,因此这个职级要求的便是英语作文能力,我当时也都是用英语写文件。就我个人的感想,英语比日语更讲究简洁,逻辑也更清楚,因此还比较好写。

由于我的母语不是英语,也不知道那么多的修辞表现,只能用简单的单字、彻底的把事实交代清楚就好,某种意义上也算幸运。如果怀抱着「想进入亚马逊尽情发挥」的梦想,却苦于自己的英语不好而犹豫的人,我想让各位知道,只要有基本的英语能力就好,不需要过度担忧。

亚马逊规定,简报不用动画,不准条列式

其实,如果要用一句话描述我对贝佐斯的印象,那就是「聪明到可怕的人」。当我用非母语的英语跟他对话时,多少会不太顺畅,能使用的字汇也不多,贝佐斯却能马上理解我想说明的概念。与他的交流沟通基本上没有压力,非常轻松。

此外,贝佐斯是一个站在与我们不同高度思考事情的人。听完我的说明后,他会整理结论、反问:「所以你的意思是这样吗?」有时他反问的内容甚至超越了我描绘的构想,反而是提出说明的我会觉得:「原来就是这样的概念呀!」

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