NETFLIX员工花钱不需先报备,但滥用自由就滚蛋

Netflix 的新进员工往往想赶快搞清楚哪些钱​​可以花、哪些钱不该花,我们会提供他们做正确决定需要的背景资讯。大卫.威尔斯任职财务长的十年间,在我们的“新生学院”为新进员工立下了第一版的资讯。他这样说明:
NETFLIX员工花钱不需先报备,但滥用自由就滚蛋
花任何钱之前,请想像你站在我和你主管的面前,说明你为什么会选择搭这趟班机、住这间饭店、买这支手机。如果你能说明为什么花这笔钱符合公司的最大利益,那就不必多问,直接买就对了。但若你觉得理由解释起来有点不自在,请先不要买,找你的主管商量商量,或改买便宜一点的选项。

这就是我说“事前充分沟通”的意思。大卫提醒大家要想像向主管解释购买理由的场景,并不是单纯的假想练习。你如果不谨慎花钱,很有可能真的得去当面解释原因。

在Netflix,不必先填采购单,等主管核准后才能购买某样东西。你可以购买之后拍下收据照片,直接去请款。但这不代表没人留意你把钱花到哪里去了。财务团队提供两种方法防止不当开支,主管可以选择要采用哪一种,或是结合两者。第一个方法部分展现了自由与责任精神,第二个方法则是完全诉诸自由与责任。

如果主管选择第一个方法,就会像这样:每逢月底,财务团队会寄给每位主管一封附连结的电子邮件,列出每名员工这个月所有的报帐收据。主管可以逐一点开浏览每个人花了哪些钱。派蒂还在Netflix 时选择这个方法,每月三十号都很勤劳地点开财务部的信,仔细检查人资部门员工的花费,往往会发现有几个人过度支出。派蒂回忆2008 年的一个事件,当事人洁米是人资团队的新人:

某个星期五傍晚,我正准备下班回家,两个产品部门的人来找洁米,他们要去矽谷一家昂贵的米其林希腊餐厅Dio Deka。我说:“你们下班要去小酌?”但洁米回答:“不是,我们要开晚餐会议。” 月底我收到团队的花费明细,看到洁米在Dio Deka 消费四百美元的收据。我觉得不对劲,于是问她:“洁米,这是你前几周和产品部的人去吃饭的帐单吗?”结果真的是!她解释说,是约翰开了一瓶很贵的葡萄酒。“约翰和格雷格喜欢好酒。”我听了满肚子火!我说:“他们两个想喝几百美元的葡萄酒没有问题,公司付他们的薪水绝对够他们自掏腰包!”

派蒂趁这个机会,跟洁米沟通了她需要知道的大原则:

“如果是请客户吃饭,花这样的钱是可以的,如果客户想点一瓶好酒也无妨,那都是你工作的一部分。但你们现在是用公司的钱自己去聚餐,这非常差劲!想和同事出去玩没问题,但是应该自己出钱。如果你们想找地方开会,请去会议室。这种事不符合Netflix 的最大利益。请善用判断力。”

通常只要沟通一两次,充分说明之后,员工就能掌握要领,知道如何妥善花用公司的钱,问题也就差不多解决了。当员工意识到主管会留意开支,也就不太会再去挑战底线。这是减省开支的一个方法,但Netflix 很多主管偏好另一个更极端版本的自由与责任。

决定完全诉诸自由与责任的主管选用第二种做法,完全省去查看收据的行政麻烦,把乱花钱问题交给公司内部的稽核部门审查。但一旦被查到滥用,那名员工也不用混了。

行销主管莱丝莉.奇尔果解释说:

我们行销团队几乎天天出差,班机和住宿的饭店都自己选。我会事先模拟几种情况,协助部属做费用方面的决定。如果你必须赶红眼班机,隔天一早马上要开始工作,搭商务舱很合理。如果你能提前一天抵达,搭夜间经济舱省钱,当然更好,Netflix也会多出那一晚的住宿费。但短程还搭商务舱几乎从来不符合Netflix的最大利益。

我告诉部属,我从来不看他们的花费报告,但财务部门每年会抽查全公司一成的花费。我相信他们会谨慎花钱,为公司的钱精打细算,要是财务部门查出有人乱花钱,该名员工会立刻被解雇。没有记一次警告的机会,只有“滥用自由就滚蛋”——而且你还会被当作不良范例来警剔其他人。

这正是自由与责任的核心精神。你的团队如果有人滥用你给予的自由,你就必须大动作开除他,让其他人明白问题的严重性。不这样做,自由就行不通。

投机取巧难免,但利大于弊
给予员工自由,即使充分沟通过,也说明了滥用的严重性,不免还是会有小部分的人投机取巧。发生这种事时,别反应过度、急着设下更多规定。专注处理个别案例,然后放下过去向前走吧。

Netflix 也有过投机取巧的人。最常被提起的案例是一名台湾的员工,他经常出差,好几次偷偷在行程中安插奢华假期,也是公司出钱。他的主管没检查收据,财务部门也整整三年没有查他的帐,等到揪出他的时候,他已经花了超过十万美元的公款去私人旅游。不用说,他当然被开除了。

大多数案例中,员工多还不至于诈领公款,只是会钻漏洞。企业营运部门的副总裁布伦特.维金斯(Brent Wickens)管理公司在全球的所有办公空间。某一年春天,他团队里一位员工蜜雪儿连续多次到拉斯维加斯出差。布伦特会检查部门的花费,不过一年只抽查几次。

某天晚上我睡不着,随手点开一封电子邮件内的连结,邮件主旨是“部门员工花费细目”。我一路浏览了手下好几个人的资料,忽然看到一条不寻常的细项。

蜜雪儿有一笔在拉斯维加斯韦恩赌场的旅游支出,以“饮食费”名义报销,金额高达一千两百美元。两天行程要怎么吃掉这么多钱!我很好奇,把她前几个月的报销纪录也找出来看,发现好几笔项目看起来怪怪的。她某个星期四到波士顿出席会议,之后与家人共度周末。那个星期五晚上就有一笔餐厅支出一百八十美元。她和家人吃饭也报公帐?

我等办公室只剩我和蜜雪儿,才开口问这些费用是怎么回事。结果我一问,她就愣住了。她没有解释,没有道歉,没有借口,无话可说。隔周我就请她走人。她在收拾东西时还不停咕哝这一定是搞错了。我感觉很糟,而且至今还是不清楚到底发生了什么事。听说她去了其他地方发展得很好。我们给予的自由不适合她。

※本文摘自《零规则》

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